Whistleblowing policy - Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità

Definizioni

Con l’espressione WHISTLEBLOWER si fa riferimento al soggetto che collabora con un ente il quale segnala violazioni o irregolarità di cui sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo o in ragione delle funzioni svolte e commesse ai danni dell’interesse pubblico agli organi legittimati ad intervenire.

Più precisamente, ai sensi del D.lgs. 24/2023, i soggetti che possono inviare segnalazioni sono: i dipendenti della società, i membri degli organi di amministrazione e controllo nonché i soggetti che entrano in contatto a qualsiasi titolo con l’azienda (consulenti, lavoratori autonomi, tirocinanti, candidati).

Per “violazione/i” si intende qualsiasi comportamento illecito, atto od omissione commesso in violazione di norme interne o esterne, che ledono l'interesse pubblico o l'integrità della Società o dell'amministrazione pubblica.

La segnalazione (cd. whistleblowing), in tale ottica, è un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il whistleblower contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’ente di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Il whistleblowing è la procedura volta ad incentivare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, il whistleblower.

Lo scopo principale del whistleblowing è quello di prevenire o risolvere un problema internamente e tempestivamente. Il whistleblowing si basa sul bilanciamento dell’esigenza, da parte della Pubblica amministrazione, società pubbliche o delle imprese private, di incentivare le segnalazioni di illecito o presunte tali con la necessità di tutelare i dipendenti che segnalano queste irregolarità.

In particolare, i dipendenti che segnalano un illecito non possono essere sottoposti a ritorsioni in quanto viene garantito ai segnalanti tutela contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e che può provocare un danno ingiusto al segnalante (es. una discriminazione o penalizzazione).

1. FONTE NORMATIVA E NATURA DELL’ISTITUTO

Trovi i riferimenti normativi, sempre aggiornati in questa pagina

2. SCOPO E FINALITA’ DEL DOCUMENTO

Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni, fornendo informazioni in merito ai canali di segnalazione.

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano qualsiasi comportamento illecito, atto od omissione commesso in violazione di norme interne o esterne, che ledono l'interesse pubblico o l'integrità della Società o dell'amministrazione pubblica, secondo quanto previsto dall'art. 2 del D.lgs. 24/2023 (1). 

Il whistleblowing non riguarda lamentele di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi.

4. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

5. MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

Ecocerved Scarl mette a disposizione dei propri dipendenti e dei propri collaboratori un applicativo software accessibile attraverso la rete Internet. L’applicativo software garantisce assoluta riservatezza e crittografia dei dati del segnalante e del contenuto della segnalazione, in quanto accessibili esclusivamente da soggetti autorizzati.

Per assicurare ulteriormente la riservatezza del segnalante, viene raccomandato di effettuare segnalazioni con dispositivi esterni alla rete aziendale e che non siano connessi alla stessa.

Il segnalante può, inoltre, richiedere un incontro per effettuare oralmente una segnalazione scrivendo alla pec del RPCT: rpct.ecocerved@pec.it.  

6. ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE E GESTIONE DELLA STESSA

Le segnalazioni saranno esaminate dal Responsabile della segnalazione, ossia dal Responsabile della prevenzione della corruzione e per la trasparenza (R.P.C.T.), coadiuvato dall’Organismo di Vigilanza (O.d.V.), i quali sono legittimati a conoscere i fatti illeciti segnalati al fine di predisporre eventuali azioni volte a rafforzare le misure di prevenzione degli eventi di corruzione. La piattaforma consente in particolare di interloquire con il soggetto segnalante e di rendicontare lo stato di avanzamento dell’istruttoria, se avviata, nel rispetto di quanto indicato dalle Linee guida ANAC in materia e della normativa vigente.

Il Responsabile della Segnalazione può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di organi di controllo esterni alla società, autorizzati a tal fine anche dal punto di vista privacy.

Entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione, il segnalante sarà informato del ricevimento della stessa ed entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione verrà fornito un riscontro al segnalante in merito all’esito della segnalazione.

7. FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER

A) Obblighi di riservatezza sull’identità del whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del whistleblower, delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione stessa, viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare,  l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

B) Divieto di ritorsione nei confronti del whistleblower

Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e che può provocare un danno ingiusto al segnalante (es. una discriminazione o penalizzazione);

8) RESPONSABILITA' DEL WHISTLEBLOWER

La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente policy, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.

9. CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNA

Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna nel caso il canale di segnalazione interna non sia attivo o conforme alla legge; o quando è già stata effettuate una segnalazione interna senza che essa abbia avuto seguito; oppure quando il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; infine, quando il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In tali casi, oltre alla denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, la segnalazione può essere effettuata mediante la piattaforma messa a disposizione dall’ANAC, la quale garantisce la tutela della riservatezza. In particolare, ANAC ai sensi dell’art. 7 del D.lgs. 24/2023 mette a disposizione una piattaforma informatica dedicata, linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, incontri diretti fissati entro un termine ragionevole. 

Oltre a ciò, il segnalante può ricorrere alla divulgazione pubblica ai sensi dell’art. 15 del D.lgs. 24/2023, nei casi specificati dall’art. 16 del D.lgs 24/2023 (es. rischio ritorsione).

 

(1) Ai sensi dell’art. 2 del D.lgs. 24/2023, mediante i canali di segnalazioni possono essere segnalate le «violazioni» intese come: comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l’integrità dell'amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in: